¿Sabes si la documentación de tu empresa es válida en España?
Si estás preparando la constitución de una filial en territorio español, es fundamental que los documentos provenientes del extranjero cumplan con los requisitos de validez legal internacional. Una escritura, un poder o un certificado pueden estar perfectamente emitidos en tu país… y sin embargo no ser aceptados en una notaría o registro en España.
Desde Cigarrán, asesoría especializada en procesos de implantación internacional, te explicamos cómo asegurarte de que tu documentación tenga plena validez jurídica en España desde el primer trámite.
¿Qué significa legalizar un documento extranjero?
La legalización es el proceso que acredita la autenticidad de la firma, la capacidad del firmante y, en su caso, el sello o timbre de un documento emitido en otro país. Es decir, lo convierte en “válido” para que surta efectos en España.
En función del país de origen del documento, existen dos vías principales de legalización:
- Apostilla de La Haya
Si el país donde se ha emitido el documento forma parte del Convenio de La Haya de 1961, el proceso es mucho más sencillo:
Solo necesitas que el documento lleve la apostilla oficial. Esta consiste en un sello o certificación añadida al documento original por la autoridad competente de tu país.
¿Qué países están dentro del Convenio?
Muchos países de Latinoamérica (como México, Colombia, Argentina o Perú) y de Europa, además de EE. UU. y varios asiáticos, forman parte del convenio.
Puedes consultar el listado actualizado en la web oficial de La Haya o preguntar a tu asesor.
- Legalización consular o diplomática
Si tu país no forma parte del Convenio, necesitarás una legalización consular, que suele implicar varios pasos:
- Legalización del documento en el Ministerio de Asuntos Exteriores del país emisor.
- Posterior legalización por el consulado o embajada de España en ese mismo país.
Este proceso es más largo y costoso, y conviene organizarlo con antelación para evitar demoras en la constitución de la filial.
- Traducción jurada: el paso que muchos olvidan
Una vez legalizado el documento, hay que asegurarse de que esté en idioma español, o bien acompañado de una traducción jurada válida en España.
No sirve cualquier traductor: debe tratarse de un traductor jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores español.
Esto aplica incluso si el documento está originalmente en español pero con terminología local que pueda generar ambigüedad o conflicto jurídico.
- La figura del notario: cuidado con el «notary public»
Un detalle importante en países como EE. UU., Reino Unido o Canadá es que existen dos figuras distintas: el notario y el notary public.
Para que un documento tenga validez ante una notaría española, debe haber sido autorizado por un notary public, que es el único equiparable al notario en España.
Un documento emitido por un simple notary (que en algunos estados de EE. UU. no es más que un testigo con sello) no será válido en España, aunque esté apostillado.
¿Por qué necesitas asesoramiento especializado?
Porque cada país tiene sus particularidades, y los errores en esta fase son costosos:
- Apostillas no emitidas por la autoridad competente.
- Traducciones no reconocidas.
- Poderes que no son válidos en el Registro Mercantil.
- Documentos notariales que no se reconocen en España.
En Cigarrán, llevamos años ayudando a empresas extranjeras a constituir filiales en España con total seguridad jurídica. Revisamos documentos antes de que se emitan, ayudamos a redactarlos con el wording adecuado, evitamos pasos innecesarios y gestionamos todo el proceso desde el país de origen hasta el registro final en España.
Legalización correcta = agilidad, ahorro y confianza
Tener la documentación adecuada desde el inicio permite:
- Constituir la sociedad sin requerimientos ni retrasos.
- Ahorrar en traducciones, correcciones y nuevos poderes.
- Evitar viajes innecesarios o repeticiones de trámites notariales.
- Transmitir confianza ante bancos, notarios y administraciones.
¿Estás preparando la expansión de tu empresa a España?
En Cigarrán te acompañamos en todo el proceso, desde el análisis inicial hasta la inscripción de tu filial. Somos expertos en contextos internacionales y trabajamos con empresas de más de 15 países. Así evitamos sorpresas y te aseguramos que cada documento funcione donde tiene que hacerlo: en España.
