Autor: Juan José Cigarrán Magán.
La obligatoriedad de la Factura Electrónica en España
Los tiempos cambian, no nos cansamos de repetirlo.
Muchos recordamos la revolución que supuso la llegada de la informática, de los primeros PCs y los primeros programas informáticos de contabilidad que revolucionaron el mundo de los despachos de consultoría. En nuestro despacho, de origen familiar, recordamos la transición de las antiguas Olivetti a los primeros PC.
De entonces a aquí han cambiado muchas cosas, hace no tanto tiempo los despachos éramos pioneros en la informatización, éramos pioneros en el uso de programas informáticos de contabilidad, de gestión de nóminas y seguros sociales, incluso de los primeros editores de texto u hojas de cálculo. Eso ha cambiado, hoy cualquier empresa dispone de los mismos medios informáticos que cualquier despacho, si no mejores.
La llegada del teletrabajo (a pesar de su incipiente retirada) ha transformado la forma de trabajar no sólo de las empresas, también de los profesionales. Y no es más que el principio.
Llega la factura electrónica, por la puerta de atrás, pero a paso firme.
Y va a suponer un cambio muy importante.
No está teniendo el suficiente eco el proceso de implantación de la factura electrónica que, combinado con la extensión del sistema SII (hoy obligatorio tan sólo para empresas con facturación anual superior a 6 millones de euros) va a revolucionar la forma de trabajar de las empresas, no sólo de las consultoras, de todas las empresas.
Lo que se pretende es obligar a todos los empresarios y profesionales a emitir una factura en formato electrónico (no en PDF, en formato XML) y que esa factura se envíe electrónicamente, en el momento a la Agencia Tributaria.
El sistema ya existe en España, el sistema SII, Administraciones Públicas, TicketBai en el País Vasco y en otros países de la Unión Europea
No es ciencia ficción, no es tan extraño, ya existe y se aplica en España y en otros países de nuestro entorno.
Las empresas que facturan más de 6 millones de euros al año, que a efectos fiscales se consideran Gran Empresa, tienen desde hace años la obligación de incorporarse al sistema SII (Suministro Inmediato de Información) y enviar la información más relevante de sus facturas emitidas y recibidas, prácticamente a diario a la Agencia Tributaria.
Las Administraciones Públicas exigen a sus proveedores el envío de factura electrónica, en formato XML el que se pretende implantar para todos los empresarios y profesionales, incluso pequeños comercios.
En el País Vasco se implantó el sistema TicketBAI y en la actualidad, con las peculiaridades del sistema foral, ciertos empresarios y profesionales están obligados a emitir factura electrónica, en formato XML, a firmarla digitalmente, a producir una imagen de la misma y a remitirla de forma inmediata a la Hacienda Foral.
Italia fue el primer país de la Unión Europea en hacer un uso masivo de la factura electrónica, tanto en el ámbito de las Administraciones públicas como en el ámbito privado.
¿Cuándo se prevé su introducción en España?
Comenzará a ser obligatorio para empresas cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros y con posterioridad para el resto de empresarios y profesionales, para quienes se ha marcado un horizonte en el año 2025.
Su introducción está pendiente de la aprobación de un reglamento que ha sido sometido a información pública y que aún no ha sido elevado al Consejo de Estado, pero que se prevé su aprobación y publicación en el primer trimestre del año 2024.
¿Y los sistemas informáticos necesarios para implementarlo?
Ahí está el quid de la cuestión, el programa informático necesario para ello.
Aunque ha pasado desapercibido, el BOE del 6 de diciembre de 2023 hizo público un esperado Real Decreto relativo a los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos de contabilidad y de facturación, así como el procedimiento de estandarización de formatos en los registros de facturación.
Se trata del preludio del nuevo sistema, pues se exige la integridad del sistema informático de facturación y contable que debe guardar registro de las alteraciones y modificaciones que puedan sufrir las facturas emitidas así como los registros contables.
Ahora bien, hay que determinar con qué programa informático van a contar las empresas para poder cumplir con esa obligación.
Y cuanto tiempo van a tardar en adaptarse a ello, que eso es otro tema al que nos referiremos con posterioridad.
¿Qué hacer ante lo que se viene?
Parece evidente que hay que comenzar a preparar lo necesario para incorporar la factura electrónica al día a día de cualquier empresa, no sólo de las que vayan a estar obligadas a emitirla en el plazo más corto, es decir si facturan más de 8 millones de euros, sino probablemente a todos.
Muchas de las empresas que no estén aún legalmente obligadas estarán comercialmente obligadas a anticiparse a su uso.
Queremos pensar en empresas y profesionales cuya facturación esté muy lejos de los 8 millones anuales, pero que tengan entre sus clientes a grandes empresas que se vean obligadas a implantarlo también para las facturas de sus propios proveedores.
No lo exigirá la Ley pero me lo exige mi cliente.
No será la primera vez que sean los clientes los que imponen a sus proveedores la adopción de sistemas o procedimientos que no son obligatorios con carácter general para los operadores del mercado.
Y si nuestro cliente nos exige que le enviemos la factura en formato electrónico, no seremos nosotros quienes le digamos que no, que se la enviamos por correo postal o en PDF como mucho.
Mucho nos tememos que la realidad comercial se impondrá, incluso antes que la obligación legal.
¿Podemos o debemos prepararnos?
Si, definitivamente, es el momento de anticiparse y evitar que la realidad de los acontecimientos suponga un grave problema operativo y económico a nuestras empresas.
Si, es el momento de cambiar la forma de trabajar, por si la Pandemia y el teletrabajo no lo habían cambiado todo lo suficiente, es el momento de digitalizar nuestra actividad.
Seamos sinceros, nuestras facturas de ventas y las de gastos de nuestros proveedores, son el eje central de nuestra tesorería y la tesorería el eje central de cualquier actividad empresarial.
Llega el momento de adoptar soluciones de gestión digital, que nos permitan cumplir las obligaciones que anticipamos y, además, mejorar la gestión de nuestras empresas, desde todos los puntos de vista, incluso el de la información financiera y contable de la que como empresarios necesitamos.
En Cigarrán Abogados nos hemos especializado en la digitalización de la actividad de nuestros clientes, en la implantación de soluciones digitales, particularmente de Holded con quien hemos alcanzado un acuerdo de Partner.
Hoy digitalizamos la actividad de nuestros clientes, con soluciones ERP, con cobro electrónico, plataformas Fintech como Stripe, Wise y Paypal, que nos permiten prepararnos para el nuevo ciclo económico que, quizá, ha empezado ya.
¿Necesita ayuda? En Cigarrán Abogados podemos ayudarte (+34) 91.355.85.15
